Darum geht es
Ihre Mitarbeitenden sind oft die Ersten, die eine verdächtige Mail bemerken. Über den Melden-Button in Outlook können sie diese weitergeben. Damit die Meldungen nicht ins Leere laufen, müssen sie in einem Postfach landen, das jemand in Ihrem Unternehmen oder bei Ihrem Dienstleister regelmäßig liest.
Was passieren kann
Werden Meldungen nicht gesichtet, bleibt eine laufende Phishing-Welle unbemerkt, und weitere Mitarbeitende fallen darauf herein, bevor jemand reagiert.
Schritt für Schritt
Legen Sie ein freigegebenes Postfach an (z. B. phishing-meldung@ihre-firma.de) und geben Sie den zuständigen Personen Zugriff.
Öffnen Sie im Defender-Portal „Einstellungen > E-Mail & Zusammenarbeit > Vom Benutzer gemeldete Einstellungen“.
Aktivieren Sie die Überwachung gemeldeter Nachrichten in Outlook mit dem integrierten Melden-Button.
Wählen Sie als Ziel „Microsoft und mein Berichtspostfach“ oder „Mein Berichtspostfach“ und tragen Sie das neue Postfach ein.
Melden Sie testweise eine Mail über Outlook und prüfen Sie, dass sie im Berichtspostfach und unter „Übermittlungen“ erscheint.
Legen Sie fest, wer das Postfach wie oft sichtet und wie auf echte Funde reagiert wird.
Hier finden Sie die Einstellung
- Microsoft Defender-Portal (security.microsoft.com)
- Einstellungen
- E-Mail & Zusammenarbeit
- „Vom Benutzer gemeldete Einstellungen“
So prüfen Sie es selbst
Öffnen Sie den Klickpfad oben und sehen Sie nach. In Ordnung ist die Einstellung, wenn gilt:
Von Benutzern gemeldete Nachrichten landen in einem überwachten Postfach
So prüft Auditspiegel es
Auditspiegel liest diese Einstellung bei jedem Scan automatisch und nur lesend aus Ihrem Tenant aus. Ist sie nicht erfüllt, steht sie im Bericht als Befund mit dieser Anleitung, dem Messwert, wo es einen gibt, und dem Klickpfad.
Für Ihre IT: per PowerShell nachsehen
Exchange Online PowerShell: `Get-ReportSubmissionPolicy | fl EnableReportToMicrosoft,ReportJunkToCustomizedAddress,ReportPhishToCustomizedAddress,ReportJunkAddresses` sowie `Get-ReportSubmissionRule`.
Bezüge
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium (Edition 2023)
- APP.5.3.A8: Umgang mit Spam durch BenutzendeDER.2.1.A9: Festlegung von Meldewegen für Sicherheitsvorfälle
- DSGVO Art. 32 Abs. 1
- lit. b: Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit
Die SCuBA-Baselines veröffentlicht die US-Behörde CISA gemeinfrei (CC0). Die Zuordnung der Bezüge stammt von uns; CISA, BSI und Microsoft prüfen oder empfehlen Auditspiegel nicht. Prüfkatalog von Auditspiegel, Bezug zu den SCuBA-Baselines in Version 2.0.0.