Darum geht es
Eine Aufbewahrungsrichtlinie sorgt dafür, dass Dokumente in SharePoint und OneDrive für eine festgelegte Zeit erhalten bleiben, auch wenn jemand sie löscht oder ändert. Das schützt vor versehentlichem und absichtlichem Löschen und hilft bei handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
Was passieren kann
Gelöschte Dateien sind nach Ablauf des Papierkorbs (in SharePoint und OneDrive 93 Tage) endgültig verloren. Das kann Betrieb und Nachweispflichten gefährden.
Schritt für Schritt
Klären Sie mit Geschäftsführung und Steuerberatung, welche Aufbewahrungsdauer sinnvoll ist (z. B. 6, 8 oder 10 Jahre je nach Art der Unterlagen).
Öffnen Sie im Microsoft Purview Portal Lösungen > Datenlebenszyklusverwaltung > Richtlinien > Aufbewahrungsrichtlinien und prüfen Sie bestehende Richtlinien.
Wählen Sie „Neue Aufbewahrungsrichtlinie“, Bereich „Statisch“, Speicherorte „SharePoint-Websites“ und „OneDrive-Konten“ (alle).
Wählen Sie „Elemente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren“ mit der festgelegten Dauer. Prüfen Sie Löschregeln sorgfältig, bevor Sie automatisches Löschen aktivieren.
Speichern Sie und prüfen Sie nach bis zu sieben Tagen, ob der Status der Richtlinie „Ein (Erfolg)“ lautet.
Hier finden Sie die Einstellung
- Microsoft Purview Portal (purview.microsoft.com)
- Lösungen
- Datenlebenszyklusverwaltung
- Richtlinien
- Aufbewahrungsrichtlinien
So prüfen Sie es selbst
Öffnen Sie den Klickpfad oben und sehen Sie nach. In Ordnung ist die Einstellung, wenn gilt:
SharePoint-Inhalte unterliegen einer mandantenweiten Aufbewahrungsrichtlinie
So prüft Auditspiegel es
Diese Einstellung prüft Auditspiegel derzeit nicht automatisch. Der Bericht führt sie im Abschnitt „Was wir nicht geprüft haben“ mit diesem Grund auf:
Aufbewahrungsrichtlinien lassen sich nur über die Purview-Verwaltung von Microsoft auslesen, auf die Auditspiegel keinen automatischen Zugriff hat. Bitte prüfen Sie diesen Punkt selbst im Microsoft Purview Portal (purview.microsoft.com) unter Lösungen > Datenlebenszyklusverwaltung > Richtlinien > Aufbewahrungsrichtlinien.
Für Ihre IT: per PowerShell nachsehen
Security & Compliance PowerShell (Connect-IPPSSession): Get-RetentionCompliancePolicy -DistributionDetail | fl Name,Enabled,SharePointLocation,OneDriveLocation,DistributionStatus
Bezüge
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium (Edition 2023)
- CON.6.A1: Regelung für die Löschung und Vernichtung von Informationen
- DSGVO Art. 32 Abs. 1
- lit. b: Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeitlit. c: Wiederherstellbarkeit nach Zwischenfall
Die SCuBA-Baselines veröffentlicht die US-Behörde CISA gemeinfrei (CC0). Die Zuordnung der Bezüge stammt von uns; CISA, BSI und Microsoft prüfen oder empfehlen Auditspiegel nicht. Prüfkatalog von Auditspiegel, Bezug zu den SCuBA-Baselines in Version 2.0.0.