Darum geht es
Die meisten KMU arbeiten mit einem überschaubaren Kreis externer Partner: Steuerberatung, Kanzlei, wichtige Kunden und Lieferanten. Wenn externe Freigaben nur an deren Domains möglich sind, kann niemand versehentlich oder absichtlich Dateien an private oder unbekannte Adressen teilen.
Was passieren kann
Mitarbeitende können Firmendokumente an beliebige externe Adressen freigeben, auch an private Postfächer oder Tippfehler-Domains von Betrügern.
Schritt für Schritt
Erstellen Sie mit den Fachabteilungen eine Liste der Partnerdomains, mit denen tatsächlich Dateien geteilt werden (z. B. kanzlei-mustermann.de).
Öffnen Sie im SharePoint Admin Center Richtlinien > Freigabe > Weitere Einstellungen für die externe Freigabe.
Aktivieren Sie „Externe Freigabe nach Domäne einschränken“, wählen Sie „Nur bestimmte Domänen zulassen“ und tragen Sie die Domains ein.
Speichern Sie und kommunizieren Sie, wie neue Partnerdomains beantragt werden (fester Ansprechpartner, kurze Prüfung).
Da Freigaben heute über Gastkonten in Microsoft Entra laufen, hinterlegen Sie die Liste auch im Entra Admin Center unter Entra ID > Externe Identitäten > Einstellungen für externe Zusammenarbeit > Einschränkungen für die Zusammenarbeit. Dann gilt sie auch für Teams und Gruppen.
Testen Sie: Eine Freigabe an eine Adresse außerhalb der Liste muss abgelehnt werden. Überprüfen Sie die Liste halbjährlich.
Hier finden Sie die Einstellung
- SharePoint Admin Center (<tenant>-admin.sharepoint.com)
- Richtlinien
- Freigabe
- Weitere Einstellungen für die externe Freigabe
- Externe Freigabe nach Domäne einschränken
So prüfen Sie es selbst
Öffnen Sie den Klickpfad oben und sehen Sie nach. In Ordnung ist die Einstellung, wenn gilt:
Externe Freigaben sind auf eine Liste erlaubter Partnerdomains beschränkt
So prüft Auditspiegel es
Auditspiegel liest diese Einstellung bei jedem Scan automatisch und nur lesend aus Ihrem Tenant aus. Ist sie nicht erfüllt, steht sie im Bericht als Befund mit dieser Anleitung, dem Messwert, wo es einen gibt, und dem Klickpfad.
Für Ihre IT: per PowerShell nachsehen
SharePoint Online PowerShell: Get-SPOTenant | fl SharingDomainRestrictionMode,SharingAllowedDomainList. Erwartet: AllowList. Setzen: Set-SPOTenant -SharingDomainRestrictionMode AllowList -SharingAllowedDomainList "partner1.de partner2.de"
Bezüge
- SCuBA-Baselines der CISA
- MS.SHAREPOINT.1.3v1: Externe Freigabe nur an freigegebene Domains oder Gruppen
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium (Edition 2023)
- CON.9.A1: Festlegung zulässiger Empfangender
- DSGVO Art. 32 Abs. 1
- lit. b: Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit
- Microsoft Secure Score
- Zu dieser Einstellung gibt es eine Maßnahme im Microsoft Secure Score.
Die SCuBA-Baselines veröffentlicht die US-Behörde CISA gemeinfrei (CC0). Die Zuordnung der Bezüge stammt von uns; CISA, BSI und Microsoft prüfen oder empfehlen Auditspiegel nicht. Prüfkatalog von Auditspiegel, Bezug zu den SCuBA-Baselines in Version 2.0.0.